Program Ada Data merupakan salahsatu program inovasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Dompu yang bertujuan untuk memberi kemudahan bagi masyarakat  untuk mencari kembali arsip dokumen kependudukan yang pernah dijadikan bahan untuk kepengurusan dokumen adminsitrasi kependudukan sebelumnya. Ada Data merupakan program Arsip Digital Data Dokumen Admjinistrasi Kependudukan yang telah dilakukan sejak 2021 yang lalu.

Pengarsipan secara konvensional, yaitu dengan mengumpulkan dokumen-dokumen disatu tempat dan diberi nomor, kode, atau tanggal, memiliki banyak resiko seperti rusak erkena air, dimakan rayap, terbakar, hilang, atau usang dimakan usia. Sehingga, melakukan digitalisasi arsip menjadi hal yang sangat penting terutama di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang dimana setiap pengurusannya membutuhkan banyak lembar persyaratan untuk meninjau dokumen adminduk yang akan diterbitkan. Melalui digitalisasi, mencari berkas yang ingin dibutuhkan akan menjadi mudah dan tidak perlu khawatir dengan debu rayap, tikus, bahkan jika arsip terbawa banjir ataupun terbakar.

Semua berkas dokumen masyarakat yang telah diproses akan diatur sebagai arsip sesuai tanggal pengajuan. Setelah itu, semua berkas tersebut akan diatur dan dipindai (scan) ke dalam komputer terlebih dahulu oleh petugas lalu kemudian akan diinput ke dalam Sistem Administrasi Kependudukan (SIAK). Selain dinput ke dalam SIAK, semua berkas juga diarsipkan dibeberapa tempat seperti di drive komputer, di harddisk eksternal, flashdrive eksternal, dan terakhir adalah didalam arsip SIAK. Hal ini menjadi salah satu upaya Dinas Dukcapil Dompu untuk membuat Arsip Digital Dokumen Administrasi Kependudukan menjadi sarana digitalisasi dokumen sebagai respon terhadap perkembangan teknologi yang semakin meningkat pesat.

 

Diharapkan dengan adanya inovasi ini, arsiparis dokumen di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil akan menjadi semakin mudah, tidak ada lagi dokumen berserakan, serta akan mempermudah pengecekan kembali dokumen-dokumen yang telah diproses tanpa perlu membuang waktu untuk membongkar satu persatu dokumen hardfile yang telah dkerjakan karena kini dapat diakses dengan mudah melalui SIAK. Dapat dikatakan bahwa tujuan dari program ini adalah upaya penyelamatan informasi untuk dokumen yang diperlukan di masa yang akan datang.